Хранители времени

Так можно назвать архивы, ведь именно здесь хранится история страны, города, деревни. Здесь есть документы, которые могут пролить свет на тайну, рассказать историю семьи, восстановить справедливость. О работе архива в пос. Агинское рассказывают руководитель учреждения Цырен Цыренжапович Соктоев (на снимке) и ведущий специалист-программист архива Гонгор Болотович Галсандашиев.

 - Цырен Цыренжапович, новое здание архива было построено сравнительно недавно, расскажите о его техническом оснащении.

 - Новое здание было запущено в эксплуатацию в октябре 2004 года, раньше архив располагался на этом же месте, но в старом деревянном строении. Изначально здание было рассчитано на семьдесят восемь тысяч единиц хранения, но благодаря стеллажной системе финского производства вместимость увеличилась до ста двадцати тысяч единиц хранения. Стеллажная система разработана так, что при надобности можно легким движением руки передвинуть один огромный стеллаж по рельсу и достать нужный документ. Это создает дополнительные удобства для наших работников, так как не приходится прилагать больших усилий, чтобы достать тот или иной фонд. Стеллажи с легкостью скользят по рельсам, а специалисту только нужно крутить специальный рычаг управления.

 Также наше здание оборудовано лифтовой системой. Так как здание многоэтажное, нередко нужные документы хранятся на верхних этажах, специально для этого предусмотрен хозяйственный лифт. Специалист архива заполняет лифт бумагами и поднимает или опускает его на нужный этаж. Все эти приспособления, конечно, существенно облегчают жизнь работникам архива, это очень удобно и экономит много времени.

 На первом этаже хранятся документы ликвидированных организаций округа. Эта архивная база была создана в 2001 году, на сегодняшний день здесь хранятся документы пятидесяти шести ликвидированных организаций. На втором этаже находятся документы постоянного срока хранения. Третий этаж занят документами депозитарного хранения различных фирм на платных условиях. На сегодняшний день здание архива заполнено только на пятьдесят процентов, у нас есть еще много места для новых документов.

 Также для посетителей предусмотрен читальный зал, в котором они могут вести работу с документами.

 - Какие документы хранятся в архиве?

 - Здесь документы со всего округа. Самые старые документы, хранящиеся в архиве, датированы 1918 годом.

 После объединения произошли сокращения федеральных и местных организаций и учреждений. Если до 2005 года в округе был только Агинский государственный архив, то сейчас в каждом муниципальном районе есть архивы, кроме того, имеются ведомственные архивы. В нашем архиве остаются документы некоторых федеральных структур и культурных учреждений. На сегодняшний день источники комплектования нашего филиала - двадцать семь организаций. Разделение на несколько филиалов сняло часть нагрузки с одного учреждения и разделило ее на несколько. У специалистов появилась возможность вести целенаправленную работу со своим источником комплектования.

 - Есть ли какие-то особые правила сдачи документов в архив?

 - К своим источникам комплектования мы предъявляем ряд требований. Ежегодно мы составляем план комплектования. До трех лет документы хранятся в той организации, которой они принадлежат. По истечении этого срока они попадают в архив. Ежегодно мы подаем в организации списки тех документов, которые подлежат сдаче в архив. Документы должны быть прошиты, пронумерованы, на них должна быть составлена опись. Мы проверяем, правильно ли оформлена опись, устраняем недостатки и отправляем ее на экспертно-проверочную комиссию в Читу. После проверки мы забираем документы, и начинается оформление в фонды.

 - По каким вопросам чаще всего обращаются граждане?

 - Чаще всего в архив обращаются за справкой-подтверждением заработной платы, стажа работы, выдачей невостребованных трудовых книжек. К нам обращаются не только жители нашего поселка, но и всего округа. Бывают случаи обращения граждан из других областей страны и других стран. Часто обращаются жители Израиля, перебравшиеся туда по программе репатриации. В прошлом году мы исполнили девятьсот тридцать семь запросов. Помимо этого, у нас много посетителей, занимающихся в читальном зале. Это в основном студенты, учителя, пишущие дипломы, докторские диссертации. Приезжают люди из Улан-Удэ, Москвы. За прошлый год в читальном зале нашего архива работали более восьмидесяти человек.

 Также нередки случаи обращения за подтверждением года рождения, каких-либо награждений. Совсем недавно прошел турнир по борьбе на призы памяти Базара Ринчино, у нас в связи с этим событием было достаточно много работы.

 - Помимо этого архив оказывает еще какие-нибудь услуги населению?

 - Все вышеназванные операции осуществляются совершенно бесплатно, но мы оказываем и некоторые платные услуги. К примеру, осуществление правовых запросов о стаже работы. Если запрашиваемый стаж работы менее пяти лет, запрос исполняется бесплатно. Свыше пяти лет – платно. Одна справка стоит порядка десяти-пятнадцати рублей. На эти деньги мы можем закупить бумагу, канцелярские принадлежности. Самая главная платная услуга – это документы депозитарного хранения. Организации арендуют у нас помещение под свои документы.

 - Может ли человек с улицы подать запрос, например, о своей родословной?

 - Конечно. Для этого нужно подробно записать все, что вы знаете о своих родственниках и принести нам этот список. Раньше на каждой улице были похозяйственные книги, в которых мы находим нужную информацию. На выполнение всех операций предусмотрен один месяц, но мы стараемся выполнять запросы раньше. В среднем в течение полутора-двух недель мы исполняем запросы.

 - Сколько человек трудится в архиве и есть ли у вас какие-нибудь проблемы?

 - На сегодняшний день наш коллектив состоит из одиннадцати человек. В это число входят специалисты, системный администратор, технички, дворник. Проблемы, конечно, есть. Одна из главных – недостаток финансов. Хотя нас здорово поддерживает департамент по делам архивов, все равно периодически возникают непредвиденные траты – то оргтехника сломается, то еще что-нибудь. Еще одна проблема – нехватка кадров. Хотелось бы еще нескольких специалистов, но, к сожалению, штатным расписанием больше должностей не предусмотрено.

 О компьютерном обеспечении нам рассказал специалист-программист архива Гонгор Болотович Галсандашиев.

 - Гонгор Болотович, расскажите о цифровой обработке документов.

 - В данный момент мы только внедряем специальную программу «Архивный фонд 5» и только начали оцифровку фондов. Если говорить цифрами, то из общего количества оцифровано только около ста фондов, это капля в море, ведь их у нас около трехсот.

 - Оцифровка занимает много времени?

 - Оцифровка одного фонда может занять без малого два-три месяца. Ведь помимо описи нужно отсканировать абсолютно все документы, находящиеся в данном фонде. Если в нем находится похозяйственная книга, значит, каждый листок из книги должен быть оцифрован. Нельзя сказать, что полная оцифровка архива займет десятки лет, но времени понадобится довольно много. Но в нашем деле главное начать.

 - Есть ли фонды, которые подлежат обязательной оцифровке?

 - Как таковых таких фондов нет. Мы стараемся первыми обработать те документы, которые чаще всего требуются населению. Но оцифровка документов сама по себе обязательная процедура для всех архивов, это государственная программа. Главная ее цель - облегчение поиска документов для архивистов и пользователей. В перспективе каждый пользователь сети Интернет сможет беспрепятственно со своего домашнего компьютера находить нужные архивные документы. Именно для этого и проводится оцифровка фондов.

 - Как со старыми фотоснимками?

 - За прошлый год мы отсканировали все фотоснимки, которые находились в архиве. Фото сканировать, безусловно, легче, чем письменные или печатные документы. Но и тут свои подводные камни – в архиве хранятся фотографии разных лет и разных авторов. Не всегда можно понять, кому принадлежит авторство фотографии, каких она лет, кто на ней изображен. Иногда на фотографиях есть рукописные подписи, что упрощает дело. Но в основном фотографии без названий и дат.

                                Маргарита ЧЕРНЕЦОВА.